Sesuai dengan gambar Komponen dan Lapisan EAP di atas, yang termasuk dalam tahapan EAP pada lapisan 2 adalah Pemodelan bisnis (Business Modeling), dan Sistem & Teknologi Saat Ini (Current Systems & Technology).
Pemodelan bisnis
Menurut Steven H Spewak, Pemodelan bisnis adalah proses identifikasi fungsi-fungsi bisnis, pendeskripsian fungsi dan identifikasi unit organisasi yang melaksanakan setiap fungsi tersebut serta melakukan survey untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai bisnis sebagai acuan pemodelan bisnis.
Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk menyediakan pengetahuan dasar yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Ada 3 tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai berikut:
- Dokumentasi struktur organisasi.
- Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
- Dokumentasi bisnis model utama, distribusi dan presentasi kepada semua komunitas bisnis untuk mendengarkan komentarnya.
Dokumentasi Struktur Organisasi
Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu mendokumentasikan struktur organisasi dan mengidentifikasi setiap individu dan lokasi yang membentuk suatu fungsi bisnis dalam organisasi. Hasil dari tahapan ini adalah bagan organisasi, daftar posisi dan jabatan, jumlah pekerja dan lokasi pekerja ditempatkan, dokumentasi dari tujuan bisnis, sasaran dan rencana strategik bisnis (boleh dibuat boleh tidak/pilihan).
Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis
Tahapan ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur dari model bisnis, sedangkan yang harus disampaikan pada tahapan ini adalah laporan mengenai fungsi yang diidentifikasi, dimana setiap fungsi harus memiliki nama, deskripsi singkat, turunan fungsi dan dibentuk dari sedikitnya satu unit organisasi. Fungsi sendiri merupakan sekumpulan aksi yang diadakan dalam menjalankan bisnis organisasi. Fungsi dapat didefinisikan sejalan dengan sub fungsinya. Rincian dari tahapan ini adalah:
1. Pemodelan bisnis awal dapat dilakukan dengan mendefinisikan area bisnis utama dengan menggunakan model rantai nilai (value chain) Porter untuk menyoroti aktivitas di dalam bisnis. Rantai terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi. Gambar berikut ini menunjukkan rantai nilai (value chain) Porter yang terdiri dari aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (support activities).
Primary activities (kegiatan utama) pada rantai nilai ini adalah sebagai berikut:
- Inbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan menyebarkan masukan.
- Operations : Aktivitas yang mentransformasikan masukan menjadi keluaran menjadi produk akhir.
- Outbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan menyebarkan produk/jasa ke pelanggan.
- Marketing & Sales : Kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti penelitian pasar, promosi dan sebagainya.
- Service : Kegiatan yang berhubungan dengan penyedia layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti instalasi, pelatihan, perbaikan, suplai bahan dan perawatan.
Support activities (kegiatan pendukung) yang digambarkan Porter adalah sebagai berikut:
- Firm Infrastucture : merupakan aktivitas, biaya dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya.
- Human Resources Management : terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan dan kompensasi untuk semua tipe personil dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.
- Technology Development : aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan perlatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan sistem berbasis komputer.
- Procurement : kegiatan yang berhubungan dengan bagaimana sumber daya diperoleh seperti fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain organisasi.
Istilah margins menyiratkan bahwa organisasi mendapat suatu margin keuntungan melalui kinerja yang efektif dan efisien yang bergantung pada kemampuan untuk mengatur keterkaitan antar semua aktivitas didalam rantai nilai tersebut. Keterkaitan itu dapat berupa arus informasi, barang-barang dan jasa, serta sistem dan prosedur untuk menjalankan aktivitas.
2. Membagi area fungsional menjadi subfungsi-subfungsi dengan menjawab pertanyaan “Apa fungsi ini?” atau “apa makna dari nama fungsi ini?”. Kemudian lanjutkan mendekomposisi fungsi sampai subfungsi yang didapatkan merupakan aksi tunggal, dilaksanakan secara berulang, menghasilkan keluaran yang dikenal atau dapat dihubungkan dengan unit organisasi tertentu.
3. Menghubungkan fungsi detil dengan unit organisasi yang melaksanakannya. Hubungan fungsi dan unit organisasi dapat dinyatakan dengan membuat matriks fungsi ke organisasi yang merupakan peta bagi tim EAP dalam melakukan survey enterprise.
Sistem dan Teknologi Saat Ini
Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh enterprise saat ini. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut dengan Information Recource Catalog (IRC) yang juga disebut Ensiklopedia Sistem atau inventory sistem.
Manfaat pembuatan IRC diantaranya adalah:
1. Menyediakan referensi semua sumber daya informasi.
2. menunjukkan distribusi sumber daya informasi.
3. sebagai petunjuk lokasi informasi yang dibutuhkan manajemen.
4. dapat digunakan dalam EAP sebagai basis perencanaan.
IRC dibuat berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Menentukan ruang lingkup dan tujuan IRC
2. Persiapan untuk koleksi data
3. Melaksanakan pengumpulan data
4. Validasi informasi IRC dan buat draft IRC
5. Menggambar skema aplikasi.
Baca Juga :
Lapisan 1 (Planning Initiation) Enterprise Architecture Planning (EAP)
Lapisan 3 (Data, Application & Technology Architecture) Enterprise Architecture Planning (EAP)
Lapisan 4 (Implementation/Migration Plan) Enterprise Architecture Planning (EAP)