Lapisan 1 (Planning Initiation) Enterprise Architecture Planning (EAP)

Sesuai dengan gambar Komponen dan Lapisan EAP atau disebut juga dengan matriks langkah pengerjaan EAP diatas, maka tahapan awal yang harus dikerjakan adalah melakukan inisiasi perencanaan, dengan harapan agar proses pembangunan model arsitektur ini dapat terarah dengan sangat baik. Hal ini dilakukan karena pada tahap inilah ditentukannya apa yang akan dilakukan dan apa yang akan digunakan pada tahapan pengerjaan berikutnya.

Menurut Steven H Spewak, tahapan awal ini menjadi penting, terutama karena pada tahap inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan. Faktor lain yang menjadi penting adalah, justru pada tahap inilah dukungan dan komitmen dari unsur manajemen dibutuhkan, yang tidak hanya dalam bentuk verbal, tetapi juga berpengaruh pada personil, anggaran dan waktu. Ada 7 (tujuh) langkah yang terdapat pada fase ini antara lain :

1. Penentuan ruang lingkup dan sasaran EAP

Tujuan adalah hal yang harus ditentukan dari awal karena tujuanlah yang akan menjadi penuntun arah, dan agar manajemen serta semua unsur yang akan terlibat mengerti persis apa peran dan kontribusi yang harus dilakukan dan yang harus dihasilkan pada tahap ini, yaitu :

Ruang lingkup organisasi dan penentuan participant/komponen organisasi yang akan terlibat.
Pernyataan tujuan yang akan diselesaikan.

Penentuan ruang lingkup dan sasaran yang ingin dicapai dengan EAP dapat dilakukan dengan menggunakan analisis kondisi internal terhadap enterprise atau organisasi. Definisi analisis internal, merupakan suatu analisis untuk mengukur kemampuan internal relatif dengan posisi industri dan pencapaian visi dan misi organisasi. Analisis internal memberikan gambaran mengenai kondisi lingkungan yang digunakan sebagai dasar acuan perencanaan. Analisis internal meliputi kondisi bisnis organisasi (struktur bisnis, iklim organisisasi) serta kondisi sistem informasi dan teknologi yang digunakan organisasi.

Maksud dilakukan analisis terhadap lingkungan internal adalah untuk menilai posisi saat ini dari organisasi secara relatif dengan kondisi ideal dari visi, misi organisasi sebagai bagian dari pemetaan perencanaan. Analisis internal merupakan bentuk dari evaluasi manajerial pada level atas, menengah dan operasional dari organisasi.

2. Pembuatan visi (pertemuan dengan manajemen)

Tahap ini adalah tahapan dimana lingkungan organisasi dianalisis, sehingga kita dapat mengetahui visi organisasi dari pihak menajemen. Berdasarkan pemahaman tersebut inilah yang akan digunakan untuk mendefinisikan tujuan dari sistem informasi yang akan dibuatkan arsitekturnya sedemikian rupa untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi.

3. Penyesuaian metodologi

EAP adalah sebuah metodologi, dengan demikian maka pada tahap ini semua yang akan direncanakan harus berpedoman kepada tahapan pengerjaan yang EAP sarankan.

4. Penataan sumber daya komputer

Pada tahap ini, EAP meminta agar organisasi mampu merekondisikan semua sumber daya komputer dan data/informasi yang terlibat sedemikian rupa agar siap pakai.

5. Pembentukan tim perencanaan

Menyusun kerangka tim yang baik bisa jadi merupakan hal yang paling penting pada fase Inisiasi Perencanaan ini, karena akan sangat berpengaruh pada kualitas hasil dari EAP nantinya.

6. Persiapan perencanaan kerja EAP

Perencanaan kerja sangat penting karena akan menjadi acuan bagi semua aktifitas team.

7. Pengkonfirmasian komitmen manajemen dan pembiayaan

Langkah terakhir ini diperlukan agar semua unsur organisasi termasuk manajemen, dapat mengerti sasaran dan tujuan yang akan dicapai.